عوامل کاهش بهره وری نیروی انسانی

پیدا کردن و رفع حتی ۱ دلیل کاهش بهره وری نیروی انسانی سازمان شما میتونه در تحقیق اهداف کمک بزرگی به شما کنه.

بروس اکفلت، مؤسس Eckfeldt & Associates، با شرکتایی همکاری می کنه که در اوایل کار خود هستن و در جهت آسون کردن رشد اونا مشغول به کاره. اون در این مقاله به گفتن مواردی می پردازه که بهره وری رو در کار از بین می برن. در ادامه با اون همراه میشیم.

به گزارش آلامتو به نقل از زومیت؛ به هر مؤسس، مدیرعامل و مدیر اجرایی که آموزش میدم از این موضوع شاکیه که وقت کافی نداره. دلیل این مشخصه؛ زمان یکی از منابعیه که هیچوقت نمیشه به دستش آورد و نمیشه اون رو واسه آینده ذخیره کرد. زمان چیزیه که همیشه همه ادما از ما میخوان. با این وجود این مسئولان زمان خودشون رو صرف کارایی می کنن که انجامشون اصلا ضرورتی نداره. دو دلیل اصلی واسه این کار اونا هست:

اول این که خیلی از افراد حرفه ای فهم دقیقی از فعالیتای باارزش خود ندارن. منظور از فعالیتای با ارزش، کارهاییه که واسه ایجاد یافته های باارزش انجام می دین. خیلی از مدیران اجرایی واسه شناسایی این فعالیت های باارزش (بین سه تا پنج فعالیت)، زمان صرف نمی کنن. این کار اونا باعث می شه که ندونن وقت خودشون رو باید در کجا متمرکز کنن.

دوم این که اونا وظایف کم ارزشی رو انجام میدن، چون فریب این رو می خورن که این نوع کارا رو بهتر انجام میدن و البته در واقعیت هم همین گونه س و اونا این جور کارا رو بهتر انجام میدن. ولی حتما توجیهی واسه انجام اینجور کارایی وجود نداره.

زمان مهم ترین منبع آدم است. کارا همیشه باید به نسبت اندازه ارزش بر زمان واسه هر وظیفه و فعالیت انجام شن. اگه وظیفه ای واسه شما ارزش زیادی نداره، اونو انجام ندین؛ حتی اگه انجام اون کار از راه فردی دیگه ۱۰ برابر طول بکشه.

اینجا به ۶ مورد می پردازیم که می تونین در اونا از کارمندان و خدمات برون سپاری استفاده کنین تا زمان خود رو واسه انجام فعالیتای باارزش آزاد کنین:

1. برنامه ریزی واسه ملاقات و تماس

رها کردن این مورد سخته و هرکسی دوست داره برنامه کاراش رو کنترل کنه. اما نباید کنترل همه کارای خود رو رها کنین. عوضش باید بلوکای وقتی واسه نوعای جورواجور فعالیتا بوجود بیارین، بعد به کس دیگه ای اجازه بدین روی جزئیات کار کنه. نام این روش هدف دار رو تقویم قابل دفاع گذاشتم. یه برنامه هفتگی ایده آل با به کار گیری بلوکای وقتی روزانه بسازین؛ بعد رویدادها رو براساس اون طبقه بندی کنین. دستیار اجرایی یا سیستم رزرو خودکار وقت شما رو در برابر تلاش واسه پیدا کردن وقتی واسه هر بخش آزاد می کنه.

اگه وظیفه ای واسه شما ارزش زیادی نداره، اون رو انجام ندین؛ حتی اگه انجام اون کار از راه فردی دیگه ۱۰ برابر طول بکشه.

1. مرتب سازی براساس ایمیل

مقدار وقتی که صرف مرتب سازی پیاما می شه، حیرت انگیزه. تلاش کنین از یه دستیار واسه رسیدگی روزانه به ایمیل و مرتب سازی اونا به زمانای «حالا»، «بعدا»، و «هیچوقت» کمک بگیرین. بعد فقط به موارد لازم بپردازید. هر موقع که واسه شما ممکن بود دستورالعملا رو واسه کس دیگه ای بفرستید و از اون واسه نوشتن جواب و رسیدگی به این دستورالعمل کمک بگیرین. تلاش کنین در این هنر که اونو بازجویی نامیدم، استاد شید. بازجویی یعنی جایی که شما یه مقدمه و هیئت رو با فرستادن کپی ایمیل به شخص سوم ترکیب می کنین و از اونا می خواین به درخواست شما رسیدگی کنن. با این کار بازم در گردش کار قرار دارین، ولی مسئولیت اصلی از دوشتون ورداشته شده.

1. ویرایش و اصلاح

تشریفات نوشتن، با ایمیل و پیام رسانی بسیار کاهش پیدا کرده؛ اما غلطای املایی و خطاهای دستوری همیشه به تصویر حرفه ای شما آسیب می رسونن. حالا خوبیش اینه این خطاها جزو اون دسته از مواردی هستن که بقیه افراد هم می تونن از عهده اصلاح اون برآیند. محول کردن کارا به کسی که ارتباطات شما رو قبل از فرستادن، دنبال و اصلاح کنه کار آسونیه و  بهتر از اون، اینه که اول یه پیش نویس خام یا یه سری از یادداشتا رو بنویسین و از آدمایی بخواین تا پیش نویس پایانی اونا رو قبل از فرستادن و مرور شما براتون بنویسن. وقتی واسه یه مدت با فردی کار کردین، اون فرد با سبک و روشاتون آشنا می شه و می تونه ارتباطات رو به شکلی تنظیم کنه که انگار خود شما اونا رو مرتب کردین.

1. جمع آوری و اثبات اطلاعات

اگه شما مسئولیت مدیریت چندین تیم و پروژه رو رو دوش داشته باشین، اطلاعات مورد نیازتون باید جمع آوری و سازماندهی شن. گزارشات پروژه، آپدیت وضعیت و بررسیای کارکنان، همه باید قبل از این که بشه اونا رو واسه بینش پایانی موشکافی کرد، جمع آوری و اثبات شن. یه دستیار یا مدیر پروژه خوب می تونه این کار سنگین رو براتون بکنه و تنها موشکافی و اراده کردن رو برعهده شما بزاره. کسائی که از نظر فنی تمایل به این کار دارن باید به یکی از وسایل اتوماسیون گزارش یا پلتفرمای ترکیب وظایف روزانه نگاهی بندازن.

1. تحقیق و جمع آوری داده

تصمیمات خوب براساس اطلاعات و داده های خوب گرفته می شن. اما پیدا کردن این داده ها سخت و جمع آوری اونا زمان بره. جستجو کردن در میان صدها صفحه کاغذ، ده ها صفحه وب یا جداول داده نیاز به زمان و موندگاری زیادی داره. داشتن کسی که این مسئولیت سنگین رو بکنه، می تونه دادهاتون رو زیاد کنه و در آخر کیفیت اراده کردن تون رو بهتر کنه.

تصمیمات خوب براساس اطلاعات و داده های خوب گرفته می شن. اما پیدا کردن این داده ها سخت و جمع آوری اونا زمان بره

1. رزروا و تأییدات سفر

مدیران کلیدی زیادی وجود دارن که ساعتا وقت خود رو صرف پیدا کردن یه پرواز ارزون تر می کنن؛ ولی درآخر هزینه پروازی که پیدا می کنن تنها ۱۰۰ دلار کمتر از پرواز اصلیه. مدیریت هزینه ها و کاهش اونا کار خوبیه؛ ولی همیشه بهترین کار در قبال زمان شما نیس؛ مخصوصا وقتی که وظایف دیگری رو دوش شما هستش که می تونه به شما کمک کنه رشد اصلی رو بالا ببرین. یه دستیار آموزش دیده یا یکی از خدمات رسانای مسافرتی خوب می تونه باعث ذخیره زمان شما شه، بهترین مقدمات ممکن رو واسه شما جفت و جور کنه، از هزینه ها کم کنه و برنامه های جایزه شما رو به بیشترین حد برسونه. وقتی که چشم انداز خود رو از کارایی وظیفه به خلق ارزش تغییر می دین، انتخاب این تصمیم که این کارا و خیلی از وظایف دیگه رو به بقیه محول کنین بسیار آسون تر می شه. هم اینکه اگه زمان بیشتری به دست بیارین، وقتی در اختیار دارین که می دونین باید با اون چه کنین و لذت و بیشترین استفاده رو از اون میبرین.