طرح ریزی گفت و گو؛ تکنیکی واسه حل مشکلات سازمانی 

خیلی از جلسات واسه بررسی مسائل یا حل مشکلات برگزار می شن و خیلی از این جلسات هم موفق هستن. اما بعضی جلسات ممکنه پیچیده و بی نظم باشن و شرکت در اونا خسته کننده باشه. در این جلسات، چشم اندازه های زیاد، رقابت خیلی و راه های مختلفی واسه پرت شدن از موضوع وجود دارن. مشکل یا مسئله اصلی بیشتر در طول بحث از دست میره. مشارکتای مهم بیشتر ندیده گرفته می شن. و پس از تصمیم گیری، بیشتر به یاد آوردن رشته افکاری که باعث اون تصمیم شد، سخته.

 

به این مشکل برخورد می کنیم، چون حل مسئله بیشتر فرایندی خطی نیس. گفت وگو هم درست مثل رشته افکار و ایدهامون، همه جا هست. شاید بعضی افراد بخوان در مورد موضوعات مورد علاقه شون خودنمایی کنن و بقیه ممکنه به موضوعاتی بدن که رابطه کمتری دارن (اما جالب تر هستن) و صحبت می تونه همین طور تا وقتی که یا از یاد ببرین بحث رو از کجا شروع کردین و یا اون قدر خسته شید که مسائل رو همینطوری قبول کنین، ادامه یابد. چون که این کار آسون تره.

پس چیجوری می تونین با این خستگی جنگ کنین و اجازه ندین تا مباحث تون در جلسه از موضوع اصلی منحرف شن؟ واسه این کار باید از تکنیک آسون و مؤثری به نام طراحی گفت و گوها و مکالمات استفاده کنین.

نمونه ای از گفت وگو

گفت وگوی زیر رو که در جلسه ای بین چار همکار انجام می شه، تصور کنین:

پدرام: در جلسه ی امروز دوست دارم در مورد مشکل کارگریزی (غیبت بیشتر از حد) صحبت کنیم و راه هایی واسه مقابله با اون پیدا کنیم.

علیرضا: تنها مشکل بزرگ ما چند نفر معدود هستن که همیشه غیبت دارن. اونا بیشتر از اونکه سر کار حاضر باشن، غایب هستن!

ژاله: میزان کلی کارگریزی در طول پارسال دو برابر شده و این روند بازم سیر صعودی داره.

علیرضا: باید افرادی رو که میزان میانگین کارگریزی رو بالا می برن، اخراج کنیم. راهِ حل این مشکل، همینه!

مینا: علیرضا! فکر نمی کنم راه حل به این سادگیا باشه. ما باید بفهمیم که چرا میزان کارگریزی بالا میره. افرادی که میزان کارگریزی بالایی دارن، خیلی بیشتر از یک ساله که با ما کار می کنن. چرا میزان کارگریزی اونا در پارسال زیاد شده؟ و تازه کارگریزی بقیه هم زیاد شده.

ژاله: فکر می کنم شاید این مسئله به خاطر تغییراتی باشه که پارسال ساخته شد. ما مدیر جدیدی داریم. نقش افراد عوض شده. اونا احساس می کنن دنیای کاری شون زیر و رو شده.

علیرضا: بله، بله، بله، واسه همه بد شد. نقش من هم عوض شد، ولی همیشه به دلیل مریضی از کار غیبت نمی کنم. ما این تغییرات رو در جهت بهتر شدن انجام دادیم، پس اجازه بدین از شر این افراد خلاص شیم و پیشرفت کنیم.

پدرام: علیرضا به نکته ی خوبی اشاره کرد. بعضی افراد تغییر رو آسون تر از بقیه قبول می کنن. در صنعت ما، سرعت تغییرات بالاتر از بقیه صنایعه. پس باید افرادی رو پیدا کنیم که بتونن از پس اینجور محیطی بر بیان.

مطلب مرتبط :   طراحی دکوراسیون آشپزخانه کوچیک با ۸ نکته ظریف و هنرمندانه

ژاله: حرف شما درسته. شاید ما در استخدام افرادی که مناسب فرهنگ مون باشن، درست عمل نکردیم. فکر می کنم باید تمرکزمان رو روی این مطلب بذاریم…

یهو جلسه به طرف دیگری رفت، یعنی طراحی دوباره روند استخدام، در حالی که هدف اصلی اون انجام بحث زیادی در مورد عوامل احتمالیِ کارگریزی بود.

البته مراحل استخدام هم ممکنه یکی از عوامل این مشکل باشه، اما باید به عنوان دلیل احتمالی به اون توجه شه و نه بیشتر. مطمئنا حالا جا و زمان مناسبی واسه بحث در مورد تغییر روشای استخدام نیس، به ویژه وقتی دادی در دست نیس که نشون بده استخدام واقعا عاملِ موثریه یا نه.

اینجا طراحی گفت وگو می تونه کمک تون کنه.

طراحی گفت و گو چیه؟

طرح گفت وگو کمک تون می کنه تا مسئله رو به شکل ای سیستماتیک و منظم بررسی کنین. شخص آسون کننده، طرح گفت وگو رو روی دیوار نصب کرده و یا روی صفحه ای به نمایش در میاره و این طرح در جریان گفت وگو همیشه به روزرسانی می شه تا همه چیزی که بحث شده رو نشون بده. این یعنی بی در نظر گرفتن فردی که اونا رو مطرح کرده و یا میزان تکرار هر یک، همه ایدها روی کاغذ ارزش و اهمیت یکسانی دارن. به خاطر این ایجاد درک مشترک آسون می شه. چون که مسائل و ایدها خیلی سریع ثبت می شن و همه می تونن اونا رو مشاهده کنن.

پس این سیستم به جای تکیه بر حافظه، تایید می کنه که حل مسئله شامل گفت وگویی پویا و در حال تحوله و این کار به شما کمک می کنه تا بی دور شدن از مسئله اصلی، ایدها رو دریابید.

اینا تعدادی از امتیازات طراحی گفت وگو هستن:

  • طراحی گفت وگو به افراد اطمینان می ده که نکات مورد نظرشون درک شده و مورد قبول هستش ان، و این یعنی اونا می تونن از سعی واسه اثبات این نکات دست بردارند و پس جلسه می تونه ادامه یابد.
  • با این کار، همکاری بیشتری به وجود خواهد اومد چون که همه می تونن به سرعت ببینند که چیجوری ایده هاشو به کل مسئله و به همدیگه مربوط هستن.
  • ایدها نظم و ساختار پیدا می کنن و افراد می تونن شکافا و حذفیات رو آسون تر پیدا کنن، اونا می تونن مشکلات رو با روش بهتری بررسی کنن و مجموعه کامل تری از راه حلای احتمالی رو پیدا کنن.
  • توجه شرکت کنندگان به طرح جلب می شه، نه به همدیگه. این کار امکان انجام بحثی رو راست تر و با استرسی کمتر رو فراهم می سازه.
  • گفت وگو پیگیری می شه، پس افرادی که غیبت دارن رو میشه به سرعت در جریان امور قرار داد. و حتی سالا بعد هم بقیه می تونن منطق شما رو دنبال کنن و دریایند که چرا فلان کار رو انجام دادین.

استفاده از طراحی گفت وگو

واسه استفاده از طراحی گفت وگو به سه چیز نیاز دارین؛ آسون کننده ای آموزش دیده، تخته وایت بورد، و کامپیوتر با پروژکتور.

آسون کننده مسئول اداره جلسهه. اون طرح رو ایجاد می کنه و هم زمان با پیشرفت گفت وگوها اونو به روزرسانی می کنه.

مطلب مرتبط :   طراحی دکوراسیون مغازه با چند ترفندی که فروش شما رو افزایش می ده 

سیستم اطلاعات طبق موضوع (Issue-Based Information System یا IBIS) زبون سمبلیک مورد استفاده در طراحی گفت وگوه. نمادها نشون دهنده ی رویدادهای جورواجور در گفت وگوها هستن، مثل اونایی که در شکل زیر نشون داده شدن.

افراد حاضر در جلسه دیدگاه های خود رو به آسون کننده میگن و اون ایدها و نظرات جدید رو به عنوان اجزای جدید طرح به ثبت میرسوند. این کار نه تنها موجب ثبت فرایندهای فکری می شه، بلکه به افراد اطمینان می ده که نکات مورد نظرشون شنیده شدن.

با طرح گفت وگو، ایدهایی که مورد بحث قرار گرفتن رو میشه دید و به آسونی یه خاطر سپرد. اظهارنظرها نظم بهتری پیدا می کنن و احتمال بیشتری داره که به موضوع یا مشکلی کلی و نه جزیی ربط یابند.

وقتی اظهارنظرها سازنده نیستن، آسون کننده گفت وگو رو در راه خود نگه می داره. پس وقتی فردی شروع به دلیل می کنه یا موضوعی رو بارها تکرار می کنه، آسون کننده می تونه خیلی آسون ازش بپرسد که اطلاعات جدیدی واسه اضافه کردن داره یا نه. اگه فرد اطلاعات جدیدی نداشته باشه، میشه بحث رو به سرعت ادامه داد. این باعث حفظ تمرکز افراد می شه و به جای اونکه اونا رو از شنیده شدنِ ایده هاشو مطمئن سازه، توجه شون رو به طرف پیشرفت متمرکز می سازه.

طرح گفت وگو مثلا جلسه ی بالا در شکل زیر نشون داده شده.

بی طراحی گفت و گو، پیشنهادهای با عجله ی علیرضا می تونه خیلی آسون بر اظهارنظرهای بی طرفانه ی ژاله غلبه کنه، خصوصا اگه علیرضا هدفی تهاجمی داشته باشه و ژاله ساکت تر باشه. این طرح توجه مناسب رو متمرکز اظهارنظرهای بی طرفانه ی ژاله در مورد آمار مربوط به کارگریزی می کنه و خطای دلیلای علیرضا رو نشون می ده.

از همه مهم تر اونکه طرح گفت وگو به روشن شدن این مطلب کمک کنه که اصلاح مراحل استخدام تنها یکی از راه حلای احتمالیه و تنها راه حلِ موجود نیس. آسون کننده می تونه از این که راه حلای پنهون ی بیشتری تولید می شن و مورد بحث قرار می گیرن، اطمینان حاصل کنه.

پیشنهاد ی ۱:

واسه مطالعه بیشتر در مورد حفظ تمرکز جلسه بر هدف مربوطه، به اجرای جلسات موثر مراجعه کنین. دراین مطلب چگونگی استفاده از دستورجلسه واسه تفهیم انتظارات خود به افراد رو خواهید یاد گرفت. یاد می گیرین که چیجوری مطالب مورد نیاز رو پوشش بدین و از زمان به شکل ای عاقلانه استفاده کنین.

پیشنهاد ی ۲:

نقشه ذهنی تکنیک دیگریه که سعی داره ایده های بی تعدادی رو که واسه مشکل یا مسئله تو ذهن دارین، متمرکز کنه. طراحی گفت وگو فرایندیه که جریانی خیلی آزاد داره و شما به تنهایی اونو به انجام می رسانید تا موضوع رو بهتر دریابید. از طرف دیگه، طراحی گفت وگو فرایندی گروهیه که واسه نگه داشتن گفت وگو در راه و تمرکز اونا بر مطلب استفاده می شه. پس هر چند این دو وسیله طبق یک ایده هستن، اما کاربرد اونا خیلی متفاوته.