Posted on: ژانویه 9, 2019 Posted by: مدیر سایت Comments: 0

اصول و مباني مديريت دانش

اصول و مباني مديريت دانش

کسب و کار در هزارة سوم داراي شرايط ويژه‏اي است. رقابت بين بنگاه‏هاي اقتصادي هر روز فشرده‏تر شده و نرخ نوآوري رو به افزايش است. رقابت بين بنگاههاي اقتصادي باعث شده است كه تا آنها به منظور کاهش هزينه‏ها، تعداد نيروي انساني خود ـ که منابع ارزشمند دانش محسوب مي‏شوند ـ را کاهش دهند. کاهش تعداد نيروي انساني، سازمانها را بر آن داشته است تا نسبت به صريح کردن دانش ضمني موجود نزد کارکنان اقدام کنند. در دنياي امروزي کسب و کار، بخش اعظمي از کارها و فعاليتهاي ما مبتني بر اطلاعات هستند و زمان کمتري براي کسب تجربه و به‌دست آوردن دانش در دسترس است. در اين شرايط سازمانها بر اساس ميزان دانش خود با يکديگر به رقابت مي‏پردازند. محصولات و خدمات سازمانها هر روز پيچيده‏تر شده و سهم اطلاعات در آنها بيشتر مي‏شود. در اين ميان مديريت دانش با در اختيار داشتن ابزارهاي لازم، فرصت خوبي براي ايجاد بهبود در عملکرد منابع انساني و همچنين مزاياي رقابتي ايجاد مي‏کند. امروزه تمامي سازمانهاي کوچک و بزرگ نيازمند پياده‏سازي مديريت دانش در خود هستند تا از گردونه رقابت عقب نمانند. انعطاف‏پذيري و عکس‏العمل سريع در برابر شرايط متغير محيطي، استفاده بهتر از منابع انساني و دانش موجود نزد آنها و همچنين اتخاذ تصميمات بهتر، دستاوردهاي مديريت دانش براي سازمانهاي امروزي است (نوروزيان، 25، 1385).

بسياري از بنگاههاي تجاري و شركتها، دانايي و اطلاعات كاركنان خود را منبع و سرمايه بسيار ارزشمندي در نظر مي گيرند. اگرچه صحت اين امر محرز است اما چارچوبهاي سازماني اندكي وجود دارد كه فعاليت مديريت دانش را به طور عملياتي بر روي طيف وسيعي از فعاليتها مدنظر قـــرار مي‌دهند. بنابراين، مديريت دانش به ندرت در سطح فلسفي و فني (به دليل گستردگي طيف اين مقولات) مورد توجه قرار مي‌گيرند. با اندكي بحث عملي در مورد ماهيت دانايــي مي‌توان آن را اداره كرد و اجراي آن را در سازمان به صورت اثربخش‌تر انجام داد. مديريت دانش در تجارت، شكل مقتضي‌تري از گفتگوست كه ارتباط كمتري با فنون دارد و به جاي آن سطوح بالاي اصول مديريت دانش را به خود اختصاص مي دهد. وقتي يك سازمان در مورد اصول هماهنگ با مديريت دانش تصميم‌گيري مي‌كند، اصول مرتبط و به هم پيوسته را ايجاد مي‌كند كه طرحهاي ســـازماني خود را بر اساس اين اصول اجرا مي‌كند. بايد خاطر نشان كرد كه هر يك از اصول مديريت دانش، برخــي از زمينه‌هاي اين مقوله را مورد بحث قرار مي‌دهد كه اين اصول عبارتند از:

– مديريت دانش امري گران و پرهزينه: دانايي يك دارايي است، اما مديريت اثربخش نيازمند سرمايه‌گذاري در ديگر دارائيها هم هست. بسياري از فعاليتهاي تخصصي مديريت دانش وجود دارد كه نيازمند سرمايه‌گذاري مالي و نيروي انساني است كه شامل موارد زير است:

كسب دانش دانش، مثل به وجود آوردن اسناد و انتقال آن اسناد به رايانه؛

ارزش اضافي دانايي از طريق ويرايشگري، طبقه‌بندي و كنار گذاردن اطلاعات زائد و اضافي (هرس كردن اطلاعات)؛

رويكردهاي طبقه‌بندي شده توسعه دانايي؛

توسعه كاربردها و زيرساختهاي فناوري اطلاعات براي تخصيص دانايي و اطلاعات؛

آموزش كاركنان جهت ارتقاء خلاقيت، هماهنگي و استفاده از دانش.

اثربخشي مديريت دانش نيازمند راه‌حلهاي مختلف است: امور پرسنلي در سازمانها بسيار پرهزينه است، اما نيروي انساني با وجود چنين هزينه‌اي به انجام وظيفه در سازمان مي‌پردازد. هنگامي كه ما فهم دانايي را در سازمان جستجو مي‌كنيم، آن را در يك بستر وسيعي كه از ديگر عناصر اطلاعاتي تشكيل شده است، در نظـر مي‌گيريم و يا ممكن است با اشكال مختلف بدون ساختاري در دانايي محوري تركيب شده باشد. دانايي و اطلاعات انواعي دارد كه ما براي بهبود عملكرد سازماني بايد از آنها استفاده كنيم.

– مديريت دانش نيازمند به مديران دانايي محور است: دانايي به صورت مطلوب نمي‌تواند به تنهايي اداره شود به جز اينكه گروههاي سازماني براي انجام وظايف خود، وظايف شغلي مشخصي داشته باشند. در ميان وظايف گروهها ممكن است جمع آوري و طبقه‌بندي دانايي وجود داشته باشد و يا زيرساختهاي فناوري دانش‌مدار و نيز نظارت همراه با استفاده از دانايي مورد استفاده قرار گيرد. بنابراين، تمامي كاركردها و نقشهاي مديريتي بر محوريت دانايي قرار مي‌گيرد كه همواره در جستجو و كنترل دانايي خواهد بود. در اين ميان وظيفه مدير تنها ايجاد تسهيلات و تقسيم آنها در بين نيروي انساني سازمان به منظور استفاده از دانايي است.

– در مديريت دانش فوايد برنامه‌ها بيش از سلسله مراتب سازماني است: مديريت دانش سعي بر اين دارد كه به خلق الگوهاي سلسله مراتبي براي دانايي اقدام كند. مثل دايره‌المعارف دانايي انگليسي كه به جمع‌آوري و طبقه‌بندي دانايي پرداخته است. اما اغلب سازمانها ترجيح مي‌دهند با بازار دانايي و اطلاعات كار كنند و به آساني اطلاعاتي در مورد مصرف‌كنندگان كسب كنند. اين پراكندگي دانايي و اطلاعات و توضيح و تشريح آن در يك چارچوب، غيرمنطقي به نظر مي‌رسد، اما در مقايسه با الگوهاي فرضي دانايي‌محور بيشترين كمك و مساعدت را به مصرف كننده مي‌كند تا از طريق آن در مديريت دانش‌محور به بهترين فهم از نيازهاي مصرف‌كنندگان پي ببرد، كه تنها از اين طريق ما مي‌توانيم مديريت دانش بدون نقصي را اجرا كنيم. مديران دانايي‌محور مي‌توانند از تجربه مديران اطلاعاتي نيز كمك بگيرند، كه مدلها و الگوهاي پيچيده اطلاعاتي كه ايجاد كنندة ساختار آينده است را به خوبي تشخيص دهند. بنابراين، مديران دانايي‌محور بايد تمامي اهتمام خود را در برنامه‌ريزي با توجه به نيازمنديهاي بازار صورت دهند تا به موفقيت دست يابند.

– كاربرد دانايي فعاليت غيرطبيعي: اگر دانايي و اطلاعات منابع ارزشمندي هستند، چرا آنها را توسعه ندهيم؟ اگر كار ما توليد دانايي است چرا ما كار خود را در يك موقعيت ريسك‌پذير قرار ندهيم؟ بعضي اوقات ما از اينكه نمي‌توانيم دانايي و اطلاعات را در عمل اجرا كنيم متعجب مي‌شويم، اما ما مي‌توانيم مديريت دانش را با اين فرض به كار ببريم كه تمايل طبيعي براي توسعه دانايي ما وجود دارد و نيز علاوه بر آن بينشي را اتخاذ كنيم كه از سوي ديگران نسبت به دانايي و آگاهي ما ظن و ترديد وجود دارد. به منظور استفاده سيستم از دانايي و اخذ يا جستجوي دانايي از ديگران، نه تنها تهديدكننده نيست بلكه بايد تمامي سعي خود را در ايجاد انگيزه به منظور انجام اين قبيل كارها جامة عمل بپوشانيم. بنابراين، مدير دانايي‌محور تمامي سعي خود را در كسب دانايي و اطلاعات جهت ارتقاء عملكرد سازمان خود به كار مي‌برد.

– مديريت دانش به معني بهبود فرايند دانايي كاري: فرايند مديريت دانش امري اساسي است و بايد آن را هدفمند سازيم. اما دانايي توليد مي‌شود و به طور مؤثر در فرايندهاي دانايي ويژه شغلي به كار خواهد رفت. اين فرايند ويژه بر اساس تحقيق بارز از طراحي توليد و توسعه و نيز فرايند سوداگرايي به منظور تعيين قيمت، كاربرد دارد. اگر بخواهيم مديريت دانش را به طور واقعي بهبود بخشيم، ابتدا بايد فرايندهاي اساسي و بنيادي بازار تجاري را در اين عوامل بهبود بخشيم و به طور كلي اغلب رويكردهاي بهبود اثربخشي، رويـــه‌اي مياني در دو سوي طيف طراحي مجدد يا مهندسي مجدد فرايندها در نظر گرفته مي‌شود كه طي آن نيروي كار دانايي‌محور به صورت مستقل بــه طراحي فرايند اطلاعاتي مي‌پردازد.

– ثروت و دارايي دانايي تنها آغازگر هستند: اگر دارايي و ثروت براي دانايي كافي باشد، بايد در بيرون و خارج از سيستم سازماني، كتابخانه‌هاي ملي بسياري داشته باشيم. ثروت و دارايي امري حياتي است اما مديريت دانش اثربخش نيازمند توجه و پشتيباني است. توجه در مديريت دانش را مي‌توان جاري بودن و دانش در عصر اطلاعاتي جديد دانست. بدين منظور، مصرف‌كنندگان دانايي بايد به دانايي توجه كننـد. زيرا آنها بايد بيش از يك دريافت كننده منفعل باشند. به منظور حضور فعالان نيروي انساني در كسب دانايي و اطلاعات، ما اطلاعات را از طريق خلاصه كردن و نيز گزارش آن به ديگران و يا از طريق ايفاي نقش در بازارها براساس مزيت و فايده دانايي ارائه مي‌كنيم و يا از طريق دريافت دانايي و اطلاعات از طريق تعامل تنگاتنگ بــا فراهم كننده اطلاعات (منبع اطلاعاتي) انجام مي‌دهيم. اين امر بخصوص وقتي كه دانايي دريافــت شده ضمني باشد، بسيار مهم به نظر مي‌رسد.

– مديريت دانش امري پايان‌ناپذير: ممكن است مديران دانايي مدار احساس كنند كه اگر آنها تنها مي‌توانستند دانايي موجود در سازمان خود را تحت نظارت درآورند، كار خود را با اثربخشي انجام مي‌دهند. باوجود اين، وظايف مديريت دانش هرگز پاياني نخواهد داشت. همانند مديريت منابع انساني يا مديريت مالي هرگز زمان آن نخواهد رسيد كه دانايي تمام و كمال كنترل و مديريت شود. دليل آن اين است كه مديريت دانش هرگز پاياني نخواهد داشت، زيرا كه تقسيم‌بندي دانايي مورد نياز، هميشه در حال تغيير و تحول است. فناوري جديد، رويكردهاي مديريتي نو و اهميت مشتري هميشه بايد در مديريت دانش مدنظر قرار گيرند. شركتها، راهبردها، ساختارهاي سازماني و كالا و خدمـــــات خود را تغيير مي‌دهند و به تغيير مداوم اين عوامل براساس نيازهاي محيطي تأكيد دارند. مديران جديد، نيازمند دانش جديد هستند.

– مديريت دانش نيازمند پيمان دانايي محور: در اغلب سازمانها مشخص نيست كه چه كسي استفاده درستي از دانايي كــاركنان در سازمان مي‌كند و اين سوال مطرح مي‌شود كه آيا دانايي كاركنان مربوط به خود كاركنان است يا اين دانايي عاريتي است؟

بسياري از سازمانها، اطلاعات را در سيستم خود به كار مي‌برند، در نهايت توسعه دانايي در سازمان نيز فوايد بسياري را در پي خواهد داشت. كاركنان سازماني امروزي، همواره جذب كارها و سازمانهاي جديد مي‌شوند و فاصله زندگي كاري و زندگي خانوادگي بسيار كم و ناچيز شده است و كارمندان قراردادي بسيار زيادي در سازمانها وجود دارند. اگر دانايي تنها يك منبع ارزشمند سازمانها در نظر گرفته شود، مي‌توان انتظار داشت كه شاهد توجه بيشتري به برسميت يافتن مديريت دانش در سازمانها باشيم. ما از اصول چنين استنباط مي‌كنيم كه مديريت دانش در سازمانها به زمينه‌ها و مشكلات مدير مواجه خواهند شد و اين نوآوريها با مقاومت روبرو خواهند شد. امروزه، مديريت دانش و اصول آن بسيار تغييرپذيرند زيرا با مخالفتهاي بسياري مواجه مي شود. بهترين خبر بيش از هر خبر ديگر اين است كه مديريت دانش محور، همواره در حال ترقي و پيشرفت باشد.

– مديريت دانش يك ابزار استراتژيك: هدف اوليه هر برنامه مديريت دانش در سازمانها حمايت از كسب اهداف راهبردهاي تجاري است. به عبارت ديگر، نقطه شروع براي مديريت دانش، فهم اهداف موجود سازمانهاست. اخيراً مك كنزي تحقيقي را پيرامون 40 شركت در امريكا، اروپا و ژاپن انجام داده است كه نتايج آن حاكي از اين است كـــه اغلب تفكر اجراي مديريت دانش و پروژه‌هاي فناوري اطلاعات اموري هستند كه سازمانهاي امروزي دست به گريبان آن هستند.

بيشتر پروژه‌هاي مديريت دانش با شكست روبرو مي‌شوند كه دليل آن ترس شركتها از پـــــروژه‌هاي فناوري اطلاعات است كه آينده اي مبهم دارند. به منظور موفقيت در مديريت دانش نبايد مديريت دانش محور را به عنوان فرايند پايان‌پذير در نظر گرفت، بلكه بايد آن را به عنوان نيروي كسب اهداف واقعي تجاري در نظر داشت. راهبردهاي دانايي و نوآوريهاي مديريت دانش امور مستقلي هستند و به استراتژيهاي تجاري ارتباطي ندارند. اين امور به نتايجي منجر خواهند شد كه به صورت مرحله‌اي در نظر گرفته مي‌شوند و مراحل آن عبارتند از توانايي بنيادي شناخت دانايي در جهت موفقيت تجاري، رهبري دانايي محور، برنامه‌ريزي دانايي محور، شناخت شكافهاي دانايي و دانش، تعريف و به كاربردن نوآوريها در برطرف ساختن اين شكافها.

– مراحل كليدي مديريت دانش: اولين مرحله مديريت دانش، كسب اهداف استراتژيك تجاري است. مرحله بعد از آن، شناخت توانائيهاي دانايي و اطلاعات در كسب اهداف تجاري است كه اين امر به وسيله دانايي ابتكاري ارائه مي‌گردد مانند شناخت توانائيهاي موجود دانش، اطلاعات و اينكه كجا اين توانائيها كسب خواهند شد. دانايي ابتكاري و طرح و برنامه قادر به شناخت سرمايه دانشي سازمان هستند و اينكه كجا و از چه طريقي اين دانايي كسب خواهد شد. شكافهاي دانايي و شناخت راهبردها و ابداعـــــات در برطرف ساختن اين شكاف مي تواند شامل مراحل زير باشد:

1- اجراي مناسب ابزارهاي اطلاعاتي كه از دانايي همــــاهنگ و منسجم حمايت و به جمع‌آوري آن اقــــدام مي‌كند كه شامل مصرف‌كنندگان و مشاركت‌كنندگان مي شود.

2- تشكيل شرح وظايف كلي كه به وسيله هر متخصص در هريك از توانائيهاي حرفه‌اي مديريت دانش انجام مي‌گيرد؛

3- شناسايي بهترين اقدامات، مطالعات موردي و مانند آن از منابع داخلي و خارجي؛

4- تقسيم فرايندهاي تعريف شده مطلوب مديريت دانش و اجراي اين فرايندها؛

5ـ برنامه‌هاي يادگيري منسجم و مداوم جهت نيروي انساني.

آنچه كه موجب چالش در مديريت دانش مي‌شود اين حقيقت است كه در اغلب سازمانهاي امروزي، همان طور كه مراحل آن در بالا ذكر شد، زمان فعاليت مشخص نيست و نيازمند به طراحي مجدد پايه‌هاي دانايي دارد. بعضي سازمانها نيازمند پركاري بيشتر در مشاركت مصرف‌كنندگان يا نيازهاي بازار هستند تا همواره در مقابل رقباي خود در بازار تجاري قرار گيرند.

مديريت دانش اثربخش قادر خواهد بود به سازمانها چابكي و تصميمات غيررسمي تجاري خوبي ارائه كند. هدف كليدي و حياتي مديريت دانش اين است كه به واسطه آن سازمان قادر خواهد بود باافراد كارآمد در يك زمان مناسب يك رويه پويا و تيمي را براي تصميم گيري به موقع در سازمان اتخاذ كند. يك برنامه سازمان مديريت دانش‌محور بايد همانند ارگانيسم موجود زنده باشد كه همواره به صورت روزآمد سعي دارد مشكلات موجود در مديريت دانش را مرتفع سازد.

– عوامل بنيادي موفقيت در مديريت دانش: عوامل بنيادي در مديريت دانش حيطه‌اي وسيع را در بر مي‌گيرد كه در چهار طبقه قرار مي گيرند يعني مردم، فرايندها، فناوري و تعهدات استراتژيك. تمامي چهار عامل، عواملي هستند كه سازمانهاي يادگيرنده را ايجاد مي‌كنند و نتايج تجاري آن مديريت دانش را به همراه خواهد داشت. سازمانهايي كه به طور متداول مديريت دانش را درنظر دارند، به اين نتيجه رسيده‌اند كه به كار گرفتن فــــرايندها و فناوري اطلاعات در سازمان آسان تر از حفظ تعهد استراتژيك و اجزاي آن است كه اين امـر مـــي‌تواند چالشهاي بزرگتري را شكل دهد.

– فناوري اطلاعات: فناوري مديريت دانش، راه‌حلهايي را به صورت عملياتي فراهم مي‌سازد تا مشاركت و همكاري اجزاي سازمان را در مديريت دانش ايجاد كند. ابزارهاي مديريت دانش مي‌‌توانند منابع قدرتمندي را فراهم كنند كه كاركنان و مصرف‌كنندگان و مشاركت‌كنندگان بتوانند به تبادل اطلاعات بپردازند و دانايي تقسيم شده افراد سازمان را هدايت كند تا سازمان بتواند از اين راه بهتر تصميم بگيرد.

– فرايندها: شامل فرايندهاي استاندارد شده‌اي براي تقسيم دانش، مديريت محتوا و افراد در اقدامات ارتباطي، اجراي پروژه‌ها بر اساس دانايي و دانايي‌محوري، روش‌شناسي و استانداردها جهت جمع‌آوري اطلاعات در مطالعات موردي و غيره مي‌شود. اين امر بسيار اساسي است كه فرايندها به سادگي و روشني ممكن است به وسيله كاركنان در سازمان جريان يابد.

– مردم: بزرگترين چالش در مديريت دانش اطمينان از مشاركت كاركنان استفاده از دانايي در كسب نتايج تجاري است. در بسياري از سازمانها، تغيير در روشهاي سنتي، فرهنگ سازماني از رويكرد ذخيره و اندوختن دانايي به رويكرد مشاركت دانايي‌محور و ايجاد جو اعتماد در سازمان از مهمترين فعاليتهاي مديريت دانش است. عنصر كليدي موفقيت در مديريت دانش فراهم ساختن قابليت تشخيـــص اعتبار براي نيروي انساني در حوزه‌هاي مورد نظر تخصصي‌شان است كه مديران دانايي‌محور نبايد آن را از نظر دور دارند.

– تعهد استراتژيك: مديريت استراتژيك نقش كليدي در ارتقاي رفتارهاي مطلوب از طريق ثبات و پايداري ارتباط در سازمان صورت مي دهد. اهميت استراتژيك براي كسب دانايي امري بديهي است. موفقيت اساسي در مديريت دانش براي مديران سطوح بالاي سازمان، بهبود حفظ تعهد استراتژيك در مديريت دانش است.

نوآوريهاي مديريت دانش در چندين سازمان با شكست روبرو شده است زيرا در اين سازمانها مديريت دانش امري زودگذر و در يك مدت زمان كوتاه مورد تــــوجه قرار مي‌گيرد. هدف از مديريت دانش، حمايت از كسب اهداف تجاري است و تخصيص دانايي و مشاركت در آن به خوبي نياز به تشويق و تشخيص در سطح كاركنان و نيازسنجي اطلاعات در سطح افراد سازماني و سطح كلان سازمان دارد و مهمترين اقدام براي آگاهي از كاركردهاي دانايي محور در سازمان به حساب مي‌آيد. حفظ تعهد استراتژيك و انسجام فرهنگي، موجب استنتاج عملكردهاي دانـــايي‌مداري كه امري حياتي براي موفقيت مديران سازمان است، در نظر گرفته مي‌شود (صيف و كرمي، 22، 1383).

 

Categories: